La gestion de la trésorerie impose des solutions rapides et rentables. L’externalisation est une alternative qui se démocratise de plus en plus, de la PME à la grande entreprise. Elle offre une solution souple aux multiples intérêts et permet d'obtenir des gains de trésorerie immédiats.
Audit, modalités de relance, transmission de l'information : les indispensables
La
base clients est le bien le plus précieux d'une entreprise. La confier à
un prestataire de recouvrement est une décision importante qui
nécessite une coopération forte et un professionnalisme irréprochable du
prestataire.
L’audit est un préalable indispensable.
La prestation sera d’autant plus efficace que la relation entre le
donneur d’ordre et le cabinet de recouvrement sera transparente et
proactive. L’audit va passer revue des éléments tels que typologie des
clients, fréquence de la facturation, organisation de l’administration
des ventes, objectifs à atteindre…
Plusieurs questions doivent être soulevées en amont
pour permettre au cabinet de recouvrement d'adapter sa prestation à
l’entreprise : relances écrites et/ou téléphoniques, niveau des relances
(rappel d’échéance, mise en demeure, calcul des pénalités de retard…),
relance sous l’entité du cabinet ou de l’entreprise. En maîtrisant ces
modalités, le cabinet pourra d'autant plus être force de proposition.
Enfin, il faut prévoir la transmission de l’information.
Les retours clients sur d’éventuelles contestations ou promesses de
paiement reçues par le sous-traitant doivent être formalisés, tout comme
les règlements reçus directement par l’entreprise. Le succès de
l’opération en dépend ! Les tableaux de bord et reporting permettent de
gagner en efficacité.
Petite ou grande entreprise, tous les profils y trouvent leur compte
Pour
les PME et ETI, la charge du recouvrement de créance est fortement
corrélée à l'activité. Ces structures n'ont pas toujours de ressources
dédiées à la relance client, d'où l'intérêt d'ajuster les moyens avec un
service externe quand besoin est. Les contrats souples
d'externalisation sont prévus pour s'adapter aux exigences de
flexibilité de ces entreprises.
Chez
les grandes entreprises dotées d'une comptabilité clients structurée,
l'externalisation du recouvrement vient compléter les relances
quotidiennes réalisées par l’entreprise. Certaines relances peuvent être
externalisées à bon escient pour des opérations "coup de poing" menées
par un cabinet de recouvrement. Très appréciées des directeurs
financiers, ces opérations ponctuelles de grande envergure permettent de
récupérer un maximum de liquidité, avant une clôture fiscale par
exemple. Elles améliorent significativement les ratios financiers tels
que le cash-flow ou le BFR.
Philippe Bernis (Direct Recouvrement)
Alors que la fin de la crise semble amorcée, les signes de reprise restent invisibles en Europe. Les pertes sur créances irrécouvrables de 360 milliards d’euros en 2013 dans la zone européenne expliquent en bonne partie cet écart. Dans le sillage de ce manque à gagner pour les entreprises, les embauches pâtissent.
Taux de croissance européen en berne à 0.2%
Selon l'office européen des statistiques Eurostat, la croissance du premier trimestre 2014 n'est pas à la hauteur des attentes. Le produit intérieur brut de la zone euro n'a grimpé que de 0,2 %. Les analystes tablaient pourtant sur une croissance de 0,4 % sur la période de janvier à fin mars, mais les données de plusieurs pays ont révélé une économie qui reste en berne. En France, deuxième économie de la zone euro, l'activité a tout simplement stagné.
Les retards de paiement identifiés comme frein à la reprise
Les retards de paiement se révèlent un facteur qui handicape sérieusement la croissance des entreprises européennes. L'enquête European Payment Index 2014 (EPI 2014) d’Intrum Justitia le confirme: pour 50% des 10 000 entreprises interrogées en Europe, les retards de paiements entravent leur croissance. Pour 36% d'entre elles, ces retards menacent même leur survie.
D'ailleurs depuis huit ans, le taux
de pertes sur créances irrécouvrables des entreprises européennes s’est accru
chaque année. Résultat : près de trois entreprises sur quatre (72% en Europe,
77% en France) affirment ne percevoir aucun impact positif de la reprise économique.
L'emploi, victime collatérale
Toujours selon l'European Payment
Index 2014, 40% des chefs d'entreprise évitent d'embaucher au vu des retards de
paiement. Pire : pour un quart d'entre eux, le manque à gagner les oblige à
licencier.
Toutes les économies sont concernées, y compris la première, celle de l'Allemagne. Outre-Rhin, 35 % des entreprises indiquent que les retards de paiement impactent leur décision de procéder à des licenciements. En France, 25 % des entreprises françaises font le même constat.
Les délais de paiement très dégradés sont toujours plus nocifs pour l'emploi, les investissements et la croissance. Il est urgent que les entreprises sortent de ce manque de liquidités qui les conduit à des restrictions dans une mesure rarement atteinte. Les efforts sur la baisse des délais de paiement, une gestion plus rigoureuse du poste clients sont fondamentaux pour espérer améliorer l’activité économique européenne et française.
Philippe Bernis (Direct Recouvrement)
"Risque" et "client" peuvent sembler antinomiques - après tout les clients sont autant d'opportunités de se développer pour l'entreprise. Pourtant, un quart des entreprises ayant déposé le bilan en 2013 est arrivé à cette extrême à cause de retards de paiements et d'impayés. Le risque d'impayé - ou risque client - représente donc une sérieuse menace pour l'entreprise.
Etape n°5 pour maîtriser ce risque: la relance et l'encaissement
La relance a un objectif bien précis : obtenir un engagement de paiement et/ou les raisons d’un blocage. Tant qu'une relance n'a pas abouti à l'un de ces deux éléments, elle doit continuer crescendo. Plusieurs bonnes pratiques assurent son succès :
Etre organisé : il faut régulièrement enregistrer les règlements dans la comptabilité et les lettrer avec les factures correspondantes. Autre tâche à tenir au préalable : l'édition de la balance clients et le tri des factures à relancer par priorités - retard et/ou montant. Cette discipline permet d'identifier tout de suite les actions à entreprendre, sans perdre de temps.
Jalonner les relances : il importe de mettre en place une véritable politique de relances avec des actions clés identifiées à appliquer. Ainsi, des matrices de courriers prêtes à l'emploi pour les relances écrites, les avis d'impayés et les mises en demeure font gagner en efficacité. Il faut aussi tenir un timing précis : action à J+10, puis à J+20, etc., par exemple. Pour les relances téléphoniques, là encore il faut de la méthodologie. Contacter un décisionnaire, identifier son interlocuteur et obtenir un engagement (de paiement idéalement), ou les raisons d'un blocage.
En cas de litige : négociation ou fermeté ? Négocier permet de gagner du temps sur les délais d’encaissement mais diminue la rentabilité de la transaction. Rester ferme renvoie une image de rigueur mais peut déboucher sur un impayé. Tout dépend du montant de la transaction, des contestations soulevées, de la situation financière du débiteur.
Si l'on opte pour une négociation, il faut trouver le meilleur compromis. Parfois, même si la contestation est abusive, un arrangement peut être préférable compte-tenu des délais de traitement et du coût des procédures judiciaires dont l’issue reste toujours aléatoire.
Notre conseil : Mieux vaut laisser son contradicteur avancer ses arguments et sa position en premier : il pourra difficilement demander davantage. Même si l'offre semble profitable, ne jamais y répondre immédiatement. Il faut d'abord demander une confirmation de la position par mail. Sur cette base, on formule alors une contre-proposition, en répondant point par point aux contestations soulevées. Plus la proposition est argumentée et plus elle sera facile à faire accepter !
Pour approfondir - les autres étapes pour maîtriser le risque client :
La prospection: cibler les entreprises fiables
La commande : mettre la relation client sur de bons rails
La livraison : des justificatifs anti-contentieux
La facturation: fermer toute brèche aux impayés
Philippe Bernis - Direct Recouvrement