Comment le client peut-il devenir un risque ? Quand il ne paie pas, bien sûr !
Pour maîtriser ce risque, il faut garder l'œil sur des signes avant-coureurs dés la prospection. Puis à la commande, à la livraison, à la facturation et au paiement, de bons reflexes évitent toute déconvenue. Le point sur ces étapes clés :

La prospection: cibler les entreprises fiables

A l'étape de la prospection, on découvre l'entreprise prête à passer commande. Or tout client n'est pas bon à prendre! Il faut vérifier la solvabilité du prospect et s'assurer qu'il n'est pas coutumier d'impayés. Ces informations sont accessibles entre autres sur le Web par le biais de sites type société.com. Ne pas hésiter à se renseigner sur son existence juridique, son ancienneté, l'état du marché dans son secteur... De quoi s'assurer du bon profil du prospect.

La commande : mettre la relation client sur de bons rails

La commande permet de poser par écrit les règles du jeu - celles du paiement en particulier. Il faut savoir que les conditions générales de vente du fournisseurs sont prioritaires sur toute condition d'achat. Elles doivent prévoir l'échéance du paiement et les pénalités de retard. Selon la nature de la prestation, certaines clauses permettent de protéger le fournisseur. Par exemple la clause résolutoire selon laquelle le contrat est résilié de plein droit à défaut de paiement.

La livraison : des justificatifs anti-contentieux

Passerelle entre la prestation et la facturation, la livraison doit produire une preuve d'acceptation. Ce justificatif déclenche d'une part la facturation. D'autre part, il est souvent demandé par les tribunaux en cas de contentieux. Ainsi, une livraison bien cadrée c'est le droit d'exiger le paiement et une sérieuse chance de le récupérer.

La facturation: fermer toute brèche aux impayés

A cette étape, la balle est plutôt dans le camp du fournisseur : à lui de produire une facture qui va tout faire pour accélérer le paiement. Simplicité, cohérence avec le devis initial, mentions obligatoires : la facture n'omet rien et ne présente pas d'inexactitude prêtant à discussion. Pour plus d'efficacité, il faut l'adresser à la bonne personne chez le client.

La relance et l'encaissement : un peu de méthodologie s'impose

La relance doit aboutir à un engagement de paiement et/ou obtenir les raisons d’un blocage. Bien ordonnée, elle accélère l'encaissement. Pour mener les relances, rien de tel que des jalons prédéfinis -  délai pour réagir, courrier et/ou téléphone... Si un litige se confirme, reste à trancher rapidement entre négociation ou fermeté. Dans tous les cas, la rigueur paye !

Pour approfondir les 5 étapes de la maîtrise du risque client :

La prospection : cibler les entreprises fiables
La commande : mettre la relation client sur de bons rails
La livraison : des justificatifs anti-contentieux
La facturation : fermer toute brèche aux impayés
La relance et l'encaissement : un peu de méthodologie s'impose

Philippe Bernis - Direct Recouvrement

La gestion de la trésorerie impose des solutions rapides et rentables. L’externalisation est une alternative qui se démocratise de plus en plus, de la PME à la grande entreprise. Elle offre une solution souple aux multiples intérêts et  permet d'obtenir des gains de trésorerie immédiats.

Audit, modalités de relance, transmission de l'information : les indispensables

La base clients est le bien le plus précieux d'une entreprise. La confier à un prestataire de recouvrement est une décision importante qui nécessite une coopération forte et un professionnalisme irréprochable du prestataire.

L’audit est un préalable indispensable. La prestation sera d’autant plus efficace que la relation entre le donneur d’ordre et le cabinet de recouvrement sera transparente et proactive. L’audit va passer revue des éléments tels que typologie des clients, fréquence de la facturation, organisation de l’administration des ventes, objectifs à atteindre…

Plusieurs questions doivent être soulevées en amont pour permettre au cabinet de recouvrement d'adapter sa prestation à l’entreprise : relances écrites et/ou téléphoniques, niveau des relances (rappel d’échéance, mise en demeure, calcul des pénalités de retard…), relance sous l’entité du cabinet ou de l’entreprise. En maîtrisant ces modalités, le cabinet pourra d'autant plus être force de proposition.

Enfin, il faut prévoir la transmission de l’information. Les retours clients sur d’éventuelles contestations ou promesses de paiement reçues par le sous-traitant doivent être formalisés, tout comme les règlements reçus directement par l’entreprise. Le succès de l’opération en dépend ! Les tableaux de bord et reporting permettent de gagner en efficacité.  

Petite ou grande entreprise, tous les profils y trouvent leur compte

Pour les PME et ETI, la charge du recouvrement de créance est fortement corrélée à l'activité. Ces structures n'ont pas toujours de ressources dédiées à la relance client, d'où l'intérêt d'ajuster les moyens avec un service externe quand besoin est. Les contrats souples d'externalisation sont prévus pour s'adapter aux exigences de flexibilité de ces entreprises.

Chez les grandes entreprises dotées d'une comptabilité clients structurée, l'externalisation du recouvrement vient compléter les relances quotidiennes réalisées par l’entreprise. Certaines relances peuvent être externalisées à bon escient pour des opérations "coup de poing" menées par un cabinet de recouvrement. Très appréciées des directeurs financiers, ces opérations ponctuelles de grande envergure permettent de récupérer un maximum de liquidité, avant une clôture fiscale par exemple. Elles améliorent significativement les ratios financiers tels que le cash-flow ou le BFR.

Philippe Bernis (Direct Recouvrement)