Comment le client peut-il devenir un risque ? Quand il ne paie pas, bien sûr !
Pour maîtriser ce risque, il faut garder l'œil sur des signes avant-coureurs dés la prospection. Puis à la commande, à la livraison, à la facturation et au paiement, de bons reflexes évitent toute déconvenue. Le point sur ces étapes clés :
La prospection: cibler les entreprises fiables
A l'étape de la prospection, on découvre l'entreprise prête à passer commande. Or tout client n'est pas bon à prendre! Il faut vérifier la solvabilité du prospect et s'assurer qu'il n'est pas coutumier d'impayés. Ces informations sont accessibles entre autres sur le Web par le biais de sites type société.com. Ne pas hésiter à se renseigner sur son existence juridique, son ancienneté, l'état du marché dans son secteur... De quoi s'assurer du bon profil du prospect.
La commande : mettre la relation client sur de bons rails
La commande permet de poser par écrit les règles du jeu - celles du paiement en particulier. Il faut savoir que les conditions générales de vente du fournisseurs sont prioritaires sur toute condition d'achat. Elles doivent prévoir l'échéance du paiement et les pénalités de retard. Selon la nature de la prestation, certaines clauses permettent de protéger le fournisseur. Par exemple la clause résolutoire selon laquelle le contrat est résilié de plein droit à défaut de paiement.
La livraison : des justificatifs anti-contentieux
Passerelle entre la prestation et la facturation, la livraison doit produire une preuve d'acceptation. Ce justificatif déclenche d'une part la facturation. D'autre part, il est souvent demandé par les tribunaux en cas de contentieux. Ainsi, une livraison bien cadrée c'est le droit d'exiger le paiement et une sérieuse chance de le récupérer.
La facturation: fermer toute brèche aux impayés
A cette étape, la balle est plutôt dans le camp du fournisseur : à lui de produire une facture qui va tout faire pour accélérer le paiement. Simplicité, cohérence avec le devis initial, mentions obligatoires : la facture n'omet rien et ne présente pas d'inexactitude prêtant à discussion. Pour plus d'efficacité, il faut l'adresser à la bonne personne chez le client.
La relance et l'encaissement : un peu de méthodologie s'impose
La relance doit aboutir à un engagement de paiement et/ou obtenir les raisons d’un blocage. Bien ordonnée, elle accélère l'encaissement. Pour mener les relances, rien de tel que des jalons prédéfinis - délai pour réagir, courrier et/ou téléphone... Si un litige se confirme, reste à trancher rapidement entre négociation ou fermeté. Dans tous les cas, la rigueur paye !
Philippe Bernis - Direct Recouvrement